Vendor management di dunia logistik adalah seni menyeimbangkan hubungan kerja sama, pengawasan kualitas, dan efisiensi biaya dalam rantai pasokan. Meskipun sering dipandang sebagai proses yang penuh regulasi dan birokrasi, kenyataannya, pendekatan yang terlalu kaku justru bisa menjadi bumerang bagi perusahaan. Dalam praktik terbaik, vendor management seharusnya bersifat adaptif dan kolaboratif—bukan semata-mata mengontrol, tetapi juga memberdayakan.

Apa Itu Vendor Management dalam Logistik?

Vendor management dalam konteks logistik mencakup pemilihan, pengawasan, dan pengelolaan hubungan kerja dengan penyedia jasa—baik itu pengangkutan, pergudangan, packaging, hingga teknologi informasi. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk memastikan vendor mampu memenuhi standar performa, harga yang kompetitif, dan fleksibilitas operasional.

Namun, penting untuk diingat bahwa dunia logistik bukanlah ruang yang statis. Perubahan cuaca, kondisi jalan, kebijakan pemerintah, hingga lonjakan permintaan mendadak adalah hal yang biasa terjadi. Di sinilah fleksibilitas dalam pengelolaan vendor menjadi sangat penting.

Fleksibilitas: Kunci dari Vendor Management yang Efektif

Perusahaan logistik yang sukses umumnya tidak hanya bergantung pada satu vendor, melainkan membangun jaringan vendor dengan spesialisasi dan kekuatan masing-masing. Ini memungkinkan perusahaan untuk merespons kondisi yang berubah-ubah dengan cepat dan efisien.

Contohnya, untuk rute Jakarta–Surabaya, satu vendor mungkin digunakan untuk pengiriman dalam skala besar melalui truk trailer, sementara vendor lainnya lebih fokus pada pengantaran ke wilayah perkotaan padat dengan kendaraan ringan. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tapi juga mengurangi risiko ketergantungan.

Bahaya Peraturan Perusahaan yang Terlalu Menyekat

Sayangnya, tidak semua perusahaan memberikan ruang gerak yang cukup bagi tim operasional atau vendor management untuk bergerak secara fleksibel. Banyak perusahaan yang masih terjebak dalam peraturan internal yang terlalu administratif dan prosedural.

Dampak Negatifnya:

1. Lambatnya Respons terhadap Masalah Lapangan
   Ketika vendor utama tidak bisa memenuhi kapasitas atau terjadi gangguan rute, idealnya perusahaan dapat langsung beralih ke vendor cadangan. Namun, jika prosedur penggantian vendor harus melalui persetujuan berlapis, waktu terbuang dan pengiriman tertunda.
   
   

2. Kaku dalam Hubungan dengan Vendor
   Aturan yang terlalu ketat bisa membuat vendor enggan berinovasi atau terbuka. Hubungan menjadi transaksional, bukan kolaboratif. Padahal, vendor yang merasa dilibatkan dan dihargai justru lebih loyal dan kreatif.
   
   

3. Kehilangan Peluang untuk Adaptasi Lokal
   Setiap wilayah punya karakteristik unik. Tanpa kebijakan yang fleksibel, perusahaan bisa gagal menyesuaikan diri dengan kebutuhan lokal, dan akhirnya kehilangan efisiensi serta kepercayaan pelanggan.

Contoh Kasus di Indonesia: Distribusi Logistik Alkes ke Daerah Terpencil

Pada masa pandemi, salah satu perusahaan logistik nasional mendapat penugasan untuk mendistribusikan alat kesehatan (alkes) ke berbagai daerah di Indonesia. Perusahaan memiliki sistem vendor yang sangat ketat—hanya vendor yang terdaftar resmi dan memenuhi dokumen legalitas lengkap yang bisa digunakan.

Masalah muncul ketika pengiriman menuju daerah-daerah terpencil di Kalimantan dan Sulawesi. Satu-satunya pilihan pengangkutan adalah melalui perahu kecil milik warga lokal atau ojek desa yang tidak memiliki izin usaha formal. Akibatnya, pengiriman tertunda selama beberapa hari karena tim operasional tidak memiliki wewenang untuk bekerja sama dengan vendor lokal tidak resmi.

Akhirnya, dengan tekanan situasi darurat, manajemen mengambil keputusan manual dan menyesuaikan kebijakan sementara. Namun kejadian ini menjadi pelajaran berharga: bahwa sistem yang terlalu mengikat bisa menghambat misi penting, terutama dalam kondisi darurat.

Contoh Global: Kegagalan Onboarding Vendor Lokal di India

Sebuah perusahaan logistik multinasional yang beroperasi di India mewajibkan seluruh vendor transportasi memiliki sertifikat ISO, laporan keuangan lengkap, dan sistem pelacakan digital. Di kota-kota besar, aturan ini tidak jadi masalah. Namun ketika ekspansi dilakukan ke pedesaan India, perusahaan kesulitan menemukan vendor lokal yang memenuhi kriteria tersebut.

Sebagian besar vendor di daerah hanya memiliki kendaraan kecil dan operasional sederhana tanpa dokumen resmi. Karena sistem perusahaan tidak memberikan ruang untuk pengecualian regional, banyak rute lokal yang tidak bisa dioperasikan selama berminggu-minggu.

Setelah menghadapi tekanan dari klien lokal dan menumpuknya komplain, perusahaan akhirnya merevisi kebijakannya dan menerapkan sistem “regional vendor exception” yang memungkinkan onboarding vendor berdasarkan rekomendasi operasional, bukan semata dokumen administratif.

Solusi: Bangun Sistem yang Tangguh tapi Adaptif

Vendor management yang baik bukan berarti membebaskan vendor dari aturan, melainkan membangun sistem yang tangguh tapi tetap adaptif. Beberapa langkah kunci yang bisa diterapkan:

• Sediakan kebijakan khusus untuk kondisi darurat atau wilayah tertentu.

• Berikan kewenangan terbatas kepada tim operasional untuk mengambil keputusan vendor.

• Bangun hubungan jangka panjang berbasis komunikasi dua arah.

• Gunakan sistem digital yang memungkinkan evaluasi vendor secara real-time.

Kesimpulan

Vendor management di dunia logistik bukan hanya soal pengawasan dan kepatuhan terhadap kebijakan, tetapi tentang membangun kemitraan yang bisa bergerak lincah menghadapi tantangan lapangan. Peraturan perusahaan yang terlalu mengekang justru bisa menghambat fleksibilitas, mengganggu efisiensi, dan membuat perusahaan tertinggal dalam persaingan.

Baik di Indonesia maupun di tingkat global, semakin banyak perusahaan logistik yang mulai menyadari pentingnya menyeimbangkan antara kontrol dan keluwesan. Di tengah dunia yang serba cepat dan tidak pasti, vendor management yang bijak adalah mereka yang tahu kapan harus memegang aturan… dan kapan harus sedikit melonggarkannya, demi tujuan yang lebih besar.

Penulis: VM