Abstrak
Vendor management dalam dunia logistik modern merupakan sistem yang tidak lagi dapat dipandang sebagai proses administratif semata. Dalam praktiknya, vendor management memegang peran penting dalam menjaga kesinambungan rantai pasok, kepatuhan operasional, serta stabilitas layanan. Artikel ini mengulas pentingnya fungsi tersebut dalam konteks Indonesia, sekaligus menyoroti tantangan struktural yang menyebabkan perannya sering kali belum mendapatkan pengakuan yang proporsional terhadap dampak strategis yang dihasilkan.

1. Pendahuluan

Dalam industri logistik yang semakin mengandalkan kerja sama lintas entitas, vendor management hadir sebagai pilar penghubung antara perusahaan dengan jaringan mitra eksternal. Fungsi ini mencakup seluruh siklus hidup kerja sama—mulai dari pemilihan, onboarding, pengawasan kinerja, hingga terminasi hubungan kerja—serta memastikan seluruh proses tersebut berjalan sesuai standar mutu, legalitas, dan efisiensi biaya.

Namun dalam praktik di banyak perusahaan logistik di Indonesia, sistem vendor management belum sepenuhnya ditempatkan dalam konteks strategis. Ia kerap disubordinasikan sebagai bagian administratif, padahal secara substansi memiliki pengaruh langsung terhadap performa layanan dan reputasi perusahaan.

2. Studi Kasus: Disrupsi Operasional Akibat Kelemahan Sistem Vendor Management

Pada akhir tahun 2022, salah satu perusahaan logistik nasional mengalami hambatan distribusi besar-besaran di wilayah Jawa Barat akibat vendor transporter yang tidak dapat memenuhi permintaan pengangkutan saat volume pesanan meningkat menjelang akhir tahun.

Investigasi internal menemukan bahwa penyebab utamanya bukan semata pada vendor, melainkan pada sistem vendor management yang tidak memprediksi potensi bottleneck secara proaktif. Tidak ada contingency plan, tidak ada evaluasi periodik berbasis SLA, dan dashboard monitoring vendor yang tersedia hanya bersifat reaktif.

Hal ini menunjukkan bahwa vendor management bukan sekadar dokumen kontrol, tetapi seharusnya berfungsi sebagai alat prediksi, mitigasi risiko, dan akselerator performa.

3. Cakupan Fungsi Vendor Management yang Kerap Terabaikan

Dalam struktur ideal, vendor management meliputi:

• Proses due diligence: memastikan vendor memiliki kelengkapan legalitas dan kapasitas yang sesuai.
  
  

• Evaluasi dan pemetaan risiko vendor: berdasarkan kategori, lokasi, dan rekam jejak layanan.
  
  

• Pengelolaan kontrak dan SLA: tidak hanya secara administratif, tapi sebagai alat ukur performa dan dasar keputusan bisnis.
  
  

• Integrasi data vendor dengan sistem logistik: agar data performa vendor real-time dapat digunakan untuk perencanaan dan evaluasi.
  
  

• Audit dan compliance check berkala, termasuk terhadap aspek K3, lingkungan, dan ketenagakerjaan.
  
  

Di Indonesia, banyak organisasi yang belum menjadikan semua aspek ini sebagai core process, melainkan sekadar dokumentasi pelengkap.

4. Ketimpangan antara Kompleksitas Proses dan Posisi Struktural

Padahal, ketika vendor management tidak dikelola secara sistemik, berbagai potensi masalah muncul:

• Kegagalan distribusi akibat vendor tidak memenuhi kapasitas.
  
  

• Risiko hukum karena vendor melanggar regulasi (misalnya tidak membayar jaminan sosial pekerja).
  
  

• Terjadinya fraud dalam pemilihan vendor karena tidak ada sistem seleksi transparan.
  
  

• Reputasi bisnis yang tercoreng akibat insiden vendor (misalnya kecelakaan kerja di gudang pihak ketiga).
  
  

Ironisnya, dengan beban dan tanggung jawab sebesar ini, fungsi vendor management dalam banyak organisasi belum dianggap sebagai bagian dari strategi bisnis, dan sering ditempatkan di bawah unit non-strategis, tanpa dukungan sistem atau tools analitik yang memadai.

5. Rekomendasi Penguatan Fungsi Vendor Management

Untuk menjadikan vendor management sebagai fungsi yang strategis, perusahaan logistik di Indonesia sebaiknya mulai:

• Membentuk unit vendor management yang berdiri sendiri dan tidak hanya ditempelkan pada procurement atau warehouse.
  
  

• Mengembangkan sistem digital monitoring vendor berbasis KPI dan SLA.
  
  

• Memberikan mandat kepada fungsi ini untuk melakukan evaluasi dan intervensi, termasuk rekomendasi pemutusan kerja sama bila vendor tidak perform.
  
  

• Menghubungkan fungsi vendor management ke dalam proses perencanaan operasional dan anggaran, bukan hanya pelaksana teknis.
  
  

6. Kesimpulan

Fungsi vendor management memiliki pengaruh yang signifikan terhadap stabilitas dan keberhasilan operasional logistik. Di Indonesia, masih banyak organisasi yang belum menempatkan fungsi ini dalam kerangka strategis. Padahal, bila dikelola secara tepat, vendor management dapat menjadi engine bagi efisiensi, kepatuhan, dan daya saing.

Penguatan sistemik terhadap fungsi ini adalah investasi jangka panjang yang akan mengurangi potensi risiko dan meningkatkan ketahanan rantai pasok nasional.

Referensi

• Christopher, M. (2016). Logistics & Supply Chain Management. Pearson Education.
  
  

• Harland, C. M., Knight, L., Lamming, R., & Walker, H. (2005). "Outsourcing: Assessing the Risks and Benefits." IJOPM, 25(9).
  
  

• Studi Kasus Industri Logistik Indonesia, 2022 (data internal dan wawancara lapangan).

Penulis: VM